Khi máy đã tự đọc hoá đơn và nhập chứng từ, người kế toán không mất việc mà đổi việc: từ người gõ số thành người kiểm soát số. Họ soát những chứng từ máy đọc sai hoặc không chắc, giải thích con số cho chủ doanh nghiệp, giữ sổ sách đúng quy định và đứng tên chịu trách nhiệm.
Chào bạn, đây là Nhà Đổi Mới. Kế toán là nghề hay được nêu tên đầu tiên mỗi khi người ta nói về máy thay người. Tập này mình kể lại một câu chuyện cũ hơn trí tuệ nhân tạo nhiều, chuyện bảng tính điện tử, rồi mới quay về văn phòng kế toán hôm nay.
Bảng tính điện tử từng làm gì với nghề kế toán?
Cuối những năm bảy mươi của thế kỷ trước, chương trình bảng tính điện tử đầu tiên ra đời trên máy tính cá nhân. Trước đó, sửa một con số trong bảng dự toán trên giấy nghĩa là phải tính lại cả trang bằng tay. Với bảng tính, sửa một ô, cả bảng tự đổi theo.
Nhiều người khi ấy nghĩ nghề kế toán sẽ teo lại. Chuyện xảy ra thì khác. Những vị trí chuyên cộng sổ bằng tay quả thật giảm đi rõ rệt. Nhưng vì làm một bảng dự toán giờ rẻ và nhanh, doanh nghiệp bắt đầu đòi hỏi nhiều phân tích hơn: thử nếu giá vốn tăng thì sao, nếu mở thêm chi nhánh thì sao. Người biết làm và đọc những bảng đó lại được cần nhiều hơn.
Bài học ở đây không phải là công nghệ luôn tạo thêm việc. Bài học là công nghệ làm rẻ một đầu việc, và khi một thứ rẻ đi, người ta dùng nó nhiều hơn, rồi giá trị dồn sang những việc bên cạnh mà máy chưa làm được.
Với chuyện máy tự nhập chứng từ hôm nay, câu hỏi tương tự là: khi nhập liệu gần như miễn phí, phần việc bên cạnh nào sẽ được đòi hỏi nhiều hơn?
Một ngày làm việc của người kế toán đang đổi ra sao?
Hãy hình dung một văn phòng kế toán dịch vụ nhỏ ở Đà Nẵng, nhận làm sổ cho vài chục hộ kinh doanh và công ty nhỏ. Trước kia, những ngày cuối tháng là chuỗi ngày gõ hoá đơn tới tối. Bây giờ, hoá đơn điện tử đổ về, phần mềm đọc và gợi ý hạch toán cho phần lớn chứng từ.
Việc của người kế toán chuyển sang một màn hình khác: danh sách ngoại lệ. Đó là những chứng từ máy không chắc, hoá đơn sai tên, khoản chi không rõ là chi phí hợp lệ hay chi tiêu cá nhân của chủ, khoản thu chuyển khoản mà nội dung chỉ ghi mỗi chữ chị gửi.
Phần ngoại lệ ấy nhỏ về số lượng nhưng lại là phần khó nhất, cần hiểu nghiệp vụ, cần hiểu luật, và cần gọi điện hỏi khách cho ra lẽ.
Thời gian dôi ra, văn phòng đó dùng để làm thêm một việc mà trước đây không ai có sức làm: mỗi tháng ngồi với từng chủ hộ mười lăm phút, giải thích tiền đi đâu, mặt hàng nào lời thật, khoản nợ nào đáng lo.
Vì sao máy đọc chứng từ vẫn cần người soát?
Máy đọc giỏi những gì có mẫu. Nhưng chứng từ ở doanh nghiệp nhỏ Việt Nam lắm khi không có mẫu: phiếu thu viết tay, biên nhận mua hàng ở chợ, chuyển khoản ghi nội dung tắt. Gặp những thứ này máy hoặc đoán, hoặc bỏ qua.
Nguy hiểm hơn là máy đoán sai mà trông rất hợp lý. Một khoản tiền thuê nhà của chủ được hạch toán thành chi phí thuê cửa hàng chỉ vì cùng là tiền thuê. Sai kiểu này không làm bảng cân đối lệch đi đồng nào, nên công cụ kiểm tra tự động không báo, nhưng khi bị kiểm tra thuế thì thành chuyện.
Thêm nữa, quy định về hoá đơn, thuế, bảo hiểm thay đổi theo thời gian. Phần mềm có cập nhật, nhưng cách áp dụng cho từng tình huống cụ thể vẫn cần người có nghề đọc và hiểu.
Cuối cùng, có người phải ký. Báo cáo nộp cho cơ quan thuế, cho ngân hàng, cho đối tác, không ai chấp nhận câu phần mềm làm đấy. Người ký cần hiểu từng con số đủ để bảo vệ nó.
Người làm kế toán nên học thêm gì lúc này?
Thứ nhất là học sâu phần phán đoán: thuế, quy định về chứng từ, nghiệp vụ đặc thù của ngành mình hay làm. Người hiểu sâu một ngành như nhà hàng, xây dựng hay thương mại điện tử sẽ soát ngoại lệ nhanh và đúng hơn người biết dàn trải.
Thứ hai là học cách kể chuyện bằng con số. Chủ một tiệm vật liệu xây dựng không cần một bảng cân đối dài ba trang. Họ cần một câu: tháng này lãi ít vì hai khách lớn chưa trả tiền, nếu đầu tháng sau vẫn chưa thu thì phải giãn đơn nhập. Người kế toán nói được câu đó trở thành người cố vấn, chứ không còn là người làm sổ.
Thứ ba là hiểu công cụ đủ để cấu hình và kiểm tra nó: biết máy đang hạch toán theo quy tắc nào, sửa quy tắc ở đâu, đọc nhật ký sửa đổi ra sao. Không cần biết lập trình, nhưng cần không sợ màn hình cài đặt.
Còn một điều nữa nghe có vẻ cũ: giữ đạo đức nghề. Khi máy làm hộ phần lớn, cám dỗ ký cho xong mà không soát sẽ lớn hơn. Uy tín của người kế toán ngày càng nằm ở chỗ họ đã soát thật.
Sinh viên kế toán có nên đổi ngành không?
Câu hỏi này mình nhận được nhiều lần. Câu trả lời trung thực là ngành vẫn cần người, nhưng kiểu người cần thì đã khác. Những vị trí chỉ để nhập liệu sẽ ít đi, nên con đường vào nghề bằng việc nhập chứng từ suốt hai năm đầu có thể sẽ hẹp lại.
Bù lại, người mới ra trường nếu chịu khó học nghiệp vụ thật chắc và biết dùng công cụ có thể làm được những việc mà ngày xưa phải năm năm kinh nghiệm mới được giao. Tức là bậc thang đầu tiên ngắn hơn, nhưng dốc hơn.
Lời khuyên của mình là trong lúc học, hãy tìm cơ hội làm sổ thật cho một hộ kinh doanh quen, dù không công. Chính những chứng từ lộn xộn ngoài đời mới dạy bạn phần mà máy chưa làm được.
Một nghề không mất đi khi một đầu việc của nó được máy làm hộ. Nó chỉ hỏi lại người làm nghề: bạn ở đây để gõ số, hay để hiểu số?
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm kế toán tự động có thay được kế toán trưởng không?
Chưa, vì kế toán trưởng chịu trách nhiệm pháp lý về báo cáo và phải ra những quyết định cần phán đoán, như ghi nhận một khoản chi thế nào cho đúng. Phần mềm giúp giảm việc tay chân nhưng không đứng tên thay ai được.
Hộ kinh doanh nhỏ có cần kế toán khi đã có phần mềm?
Phần mềm giúp ghi chép đều đặn, nhưng vẫn cần người hiểu quy định để kiểm tra định kỳ, nhất là khi kê khai thuế. Nhiều hộ chọn thuê kế toán dịch vụ soát theo tháng thay vì thuê người làm cả ngày.
Máy đọc hoá đơn hay sai ở những chỗ nào?
Thường sai ở chứng từ viết tay, hoá đơn có tên hàng hoá chung chung, và các khoản chuyển khoản ghi nội dung tắt. Nó cũng dễ xếp nhầm những khoản chi trông giống nhau nhưng bản chất khác nhau.
Kỹ năng nào giúp kế toán tăng thu nhập trong vài năm tới?
Hiểu sâu thuế và nghiệp vụ một ngành cụ thể, biết phân tích và giải thích số liệu cho chủ doanh nghiệp, và biết cấu hình công cụ tự động. Ba thứ này biến người làm sổ thành người cố vấn.
Học kế toán bây giờ có còn đáng không?
Vẫn đáng nếu người học xác định đi vào phần hiểu và kiểm soát số, chứ không chỉ phần nhập liệu. Nên đi thực tế sớm, làm sổ thật, vì kinh nghiệm xử lý chứng từ lộn xộn là thứ máy chưa thay được.
