Ở những tổ chức lớn như bệnh viện, trường đại học, tập đoàn nhiều tầng quản lý, đổi mới đi được khi có bốn thứ: một nhóm nhỏ được bảo vệ khỏi những quy trình thường lệ, một người có thẩm quyền đứng ra che chắn, một vấn đề cụ thể mà ai cũng thấy đau, và một kết quả sớm đủ thuyết phục để người khác muốn làm theo. Thiếu một trong bốn, ý tưởng hay thường chết trong ngăn kéo.
Chào bạn, đây là Nhà Đổi Mới. Tập này dành cho những ai đang làm việc trong một bộ máy lớn, có ý tưởng hay, và mệt mỏi vì mỗi bước đi đều phải qua năm chữ ký.
Vì sao tổ chức lớn chậm đổi mới?
Tổ chức lớn chậm không phải vì người trong đó kém. Họ chậm vì được thiết kế để ổn định. Quy trình, phê duyệt, kiểm soát được lập ra để tránh sai sót, chống lãng phí, đảm bảo công bằng. Những thứ đó tốt cho việc vận hành hằng ngày.
Nhưng chính những thứ đó làm khó cái mới. Một thử nghiệm nhỏ phải qua thủ tục mua sắm giống như một dự án lớn. Một ý tưởng phải được nhiều cấp đồng ý, và chỉ cần một cấp ngại là dừng.
Thêm nữa, trong tổ chức lớn, rủi ro của người đề xuất thường lớn hơn phần thưởng. Thất bại thì bị nhớ, thành công thì công lao chia cho nhiều người. Hợp lý nhất cho cá nhân là đừng đề xuất gì.
Hiểu điều này giúp người muốn đổi mới bớt giận dữ và chọn cách đi khôn ngoan hơn.
Nhóm nhỏ được bảo vệ
Cách làm lâu đời nhất là tách một nhóm nhỏ ra khỏi quy trình thường lệ. Trong thế chiến thứ hai, một hãng máy bay của Mỹ đã lập một nhóm kỹ sư nhỏ làm việc tách biệt, ít thủ tục, để thiết kế máy bay phản lực trong thời gian rất ngắn. Kiểu nhóm này về sau được nhiều tổ chức học theo.
Ở một bệnh viện, nhóm như vậy có thể là vài bác sĩ, điều dưỡng và một người làm công nghệ, được giao thử cải tiến quy trình tiếp đón ở một khoa, với ngân sách nhỏ và quyền quyết định trong phạm vi đó.
Nhóm nhỏ đi nhanh vì ít người phải đồng ý. Họ được phép thử và sai trong phạm vi của mình mà không phải xin phép từng bước.
Nhưng nhóm nhỏ cũng có rủi ro: bị cô lập, bị đồng nghiệp ghen tị, và khi thành công thì khó đưa kết quả trở lại bộ máy lớn.
Người che chắn có thẩm quyền
Trong tổ chức lớn, ý tưởng không đủ. Cần một người đủ thẩm quyền để nói với bộ máy rằng nhóm này được phép làm khác. Người này không cần làm thay, nhưng phải chịu đứng ra khi có người phàn nàn.
Người che chắn tốt thường làm ba việc: gỡ những thủ tục vô lý cho nhóm, bảo vệ nhóm khi thử nghiệm có trục trặc, và giới thiệu kết quả của nhóm tới những người có ảnh hưởng khác.
Không có người che chắn, nhóm đổi mới dễ bị bộ máy bóp nghẹt từng chút. Họ bị gọi đi họp giải trình, bị yêu cầu báo cáo theo mẫu chung, bị cắt ngân sách ở lần rà soát tiếp theo.
Nếu bạn có ý tưởng mà chưa có người che chắn, việc đầu tiên không phải là làm, mà là tìm người đó.
Chọn vấn đề ai cũng thấy đau
Ý tưởng đổi mới dễ được ủng hộ nhất khi nó giải quyết một vấn đề mà nhiều người đang chịu khổ. Bệnh nhân chờ quá lâu. Giảng viên mất quá nhiều thời gian cho thủ tục. Nhân viên phải nhập cùng một dữ liệu vào ba hệ thống.
Đừng bắt đầu bằng một tầm nhìn lớn kiểu chuyển đổi toàn diện. Tầm nhìn lớn làm nhiều người lo, và khó đo. Bắt đầu bằng một vấn đề nhỏ, cụ thể, đo được.
Một nhóm ở một trường đại học bắt đầu bằng việc giảm thời gian sinh viên phải chạy qua nhiều phòng để xin một giấy xác nhận. Vấn đề nhỏ, nhưng ai cũng từng khổ vì nó. Khi làm được, nhóm có uy tín để xin làm việc tiếp theo.
Chọn đúng vấn đề đầu tiên quan trọng hơn chọn đúng công nghệ.
Kết quả sớm và con đường nhân rộng
Trong tổ chức lớn, một kết quả cụ thể sau ba tháng thuyết phục hơn một bản kế hoạch ba năm. Hãy thiết kế thử nghiệm sao cho có kết quả đo được sớm, dù nhỏ.
Kể kết quả bằng câu chuyện và con số. Thời gian chờ của bệnh nhân ở khoa thử nghiệm giảm rõ, kèm lời một bệnh nhân lớn tuổi kể lại trải nghiệm. Người ra quyết định nhớ câu chuyện hơn nhớ biểu đồ.
Một cái bẫy hay gặp là thí nghiệm mãi không nhân rộng. Dự án thử nghiệm thành công, được khen, rồi nằm đó vì không ai có ngân sách và quyền để đưa ra toàn bộ tổ chức. Cần nghĩ tới con đường nhân rộng ngay từ đầu.
Nhân rộng cũng cần người. Những người trong nhóm thử nghiệm nên trở thành người hướng dẫn cho các khoa, phòng khác, thay vì để mỗi nơi tự mò.
Lời khuyên cho người đổi mới trong bộ máy
Kiên nhẫn nhưng không thụ động. Bộ máy lớn đổi chậm, nhưng không phải không đổi. Mỗi thử nghiệm thành công làm cho thử nghiệm tiếp theo dễ hơn.
Tôn trọng lý do của quy trình cũ. Nhiều quy trình tưởng vô lý có lý do lịch sử, có khi là một sự cố từng xảy ra. Hiểu lý do đó giúp bạn đề xuất cách làm mới vẫn giữ được mục đích cũ.
Tìm đồng minh ở nhiều cấp. Không chỉ cấp trên, mà cả những người làm trực tiếp, những người sẽ dùng cái mới mỗi ngày.
Và giữ sức. Đổi mới trong tổ chức lớn là một cuộc chạy dài. Trong bộ máy bạn đang làm, vấn đề nhỏ nào mà ai cũng than nhưng chưa ai nhận làm?
Câu hỏi thường gặp
Vì sao tổ chức lớn khó đổi mới?
Vì quy trình và phê duyệt được thiết kế để ổn định và tránh sai sót, khiến thử nghiệm nhỏ cũng phải qua nhiều thủ tục. Rủi ro cho người đề xuất thường lớn hơn phần thưởng.
Nhóm đổi mới nội bộ là gì?
Là nhóm nhỏ được tách ra khỏi một số quy trình thường lệ, có ngân sách và quyền quyết định trong phạm vi hẹp để thử nghiệm cách làm mới nhanh hơn.
Người bảo trợ dự án đổi mới làm gì?
Là người có thẩm quyền đứng ra bảo vệ nhóm, gỡ thủ tục không cần thiết, chịu trách nhiệm khi có phàn nàn và giới thiệu kết quả tới những người ra quyết định.
Làm sao để dự án thí điểm được nhân rộng?
Đo kết quả rõ ràng, kể bằng câu chuyện cụ thể, chuẩn bị ngân sách và người hướng dẫn cho việc nhân rộng ngay từ đầu, và có người có thẩm quyền cam kết đưa ra toàn tổ chức.
Nên bắt đầu đổi mới ở tổ chức lớn từ đâu?
Từ một vấn đề nhỏ, cụ thể, nhiều người cùng thấy khổ và đo được kết quả. Thành công đầu tiên tạo uy tín cho những bước lớn hơn.
