Nhiều đội nhóm đang đổi cách làm việc bằng một nguyên tắc nghe rất đơn giản: họp ít đi, viết nhiều hơn. Ý kiến, đề xuất, báo cáo được viết ra trước. Mọi người đọc và góp ý vào lúc thuận tiện của mình, không cần ngồi cùng một giờ. Cuộc họp chỉ dành cho những việc thật sự cần bàn trực tiếp hoặc cần ra quyết định. Cách này đặc biệt hợp với đội làm việc từ xa và với những người ít nói trong phòng họp.
Chào bạn, đây là Nhà Đổi Mới. Nếu lịch tuần của bạn kín những cuộc họp mà ra khỏi phòng không nhớ đã quyết gì, tập này dành cho bạn.
Vì sao cuộc họp hay vô ích?
Nhiều cuộc họp bắt đầu bằng mười lăm phút người chủ trì trình bày lại thông tin mà lẽ ra mọi người có thể tự đọc trong năm phút. Phần thảo luận thật bị dồn vào cuối, vội vã.
Cuộc họp cũng thường bị chi phối bởi người nói to và nói nhiều. Người suy nghĩ chậm, người ngại nói trước đám đông, người mới vào, có ý hay nhưng không có cơ hội. Kết luận nghiêng về ai thuyết phục giỏi bằng lời, không hẳn về ai có lý.
Rồi chi phí. Một cuộc họp một giờ với tám người là tám giờ làm việc. Nhân lên cho cả tuần, cả công ty, con số không nhỏ, mà ít ai đếm.
Cuối cùng, khi không có ghi chép rõ ràng, mỗi người ra khỏi phòng với một cách hiểu khác nhau về những gì đã quyết. Tuần sau lại họp để làm rõ.
Viết trước buổi họp thay đổi gì?
Khi người đề xuất phải viết ra ý tưởng của mình thành vài trang văn bản rõ ràng, họ buộc phải nghĩ kỹ hơn. Những lỗ hổng trong lập luận mà nói miệng có thể che được, viết ra sẽ lộ rõ.
Người đọc cũng có thời gian suy nghĩ. Thay vì phản ứng ngay trong phòng, họ đọc, nghĩ, rồi góp ý bằng văn bản. Ý kiến thường sâu hơn và ít cảm tính hơn.
Có một tập đoàn thương mại điện tử lớn của Mỹ nổi tiếng với cách làm: trong các cuộc họp lãnh đạo, không dùng bài trình chiếu, mà người đề xuất viết một bản tường thuật vài trang, cả phòng ngồi đọc im lặng ở đầu buổi rồi mới thảo luận. Cách đó có thể quá cứng với nhiều nơi, nhưng tinh thần thì đáng học.
Cuối cùng, văn bản để lại dấu vết. Người mới vào sau có thể đọc lại vì sao một quyết định được đưa ra, thay vì phải đi hỏi từng người.
Làm việc không cần cùng giờ
Một khái niệm hay đi cùng là làm việc không đồng bộ, nghĩa là mọi người không cần làm cùng một lúc mới phối hợp được. Một người viết đề xuất buổi sáng, người khác góp ý buổi chiều, người thứ ba quyết định hôm sau.
Với đội làm việc từ xa, ở nhiều tỉnh, nhiều nước, nhiều múi giờ, đây gần như là cách duy nhất. Với đội ngồi cùng văn phòng, nó giúp mỗi người có những khoảng thời gian dài không bị cắt ngang để làm việc cần tập trung.
Một chị trưởng nhóm thiết kế ở Đà Nẵng kể rằng sau khi chuyển phần lớn trao đổi sang văn bản, nhóm chị có thêm những buổi sáng không họp. Năng suất làm việc sâu tăng rõ, theo cảm nhận của cả nhóm.
Nhưng làm việc không đồng bộ đòi hỏi mọi người viết rõ ràng và đọc có trách nhiệm. Nếu không ai đọc, văn bản chỉ là một hộp thư rác mới.
Những cái khó khi chuyển sang văn hoá viết
Cái khó đầu tiên là không phải ai cũng viết tốt. Viết rõ ràng là kỹ năng phải luyện. Ban đầu, văn bản có thể dài dòng, lủng củng, và người đọc mệt.
Cái khó thứ hai là cảm giác xa cách. Trao đổi qua chữ dễ hiểu lầm giọng điệu. Một góp ý thẳng thắn có thể đọc thành gay gắt. Vẫn cần những cuộc gặp mặt để giữ quan hệ.
Cái khó thứ ba là thói quen văn hoá. Ở nhiều nơi, cuộc họp còn là nơi thể hiện vai trò, nơi cấp trên được nhìn thấy đang lãnh đạo. Bớt họp có thể làm một số người thấy mất vị trí.
Cái khó thứ tư là quyết định có thể chậm hơn nếu không ai chịu chốt. Văn bản cần có hạn góp ý và người chịu trách nhiệm quyết.
Bắt đầu thế nào ở đội của bạn?
Bước nhỏ đầu tiên: mọi cuộc họp phải có một văn bản ngắn gửi trước, nói rõ mục đích, thông tin cần biết, và câu hỏi cần quyết. Không có văn bản thì hoãn họp.
Bước thứ hai: thử bỏ một cuộc họp định kỳ, thay bằng báo cáo viết. Ví dụ, cập nhật tiến độ hằng tuần mỗi người viết vài dòng, thay vì ngồi nghe nhau đọc.
Bước thứ ba: sau mỗi cuộc họp, một người viết lại những gì đã quyết, ai làm gì, khi nào xong. Gửi trong ngày.
Bước thứ tư: giữ lại những cuộc gặp mặt có giá trị con người, như buổi trò chuyện một một giữa quản lý và nhân viên, buổi họp khi có khủng hoảng, buổi ăn trưa cả nhóm.
Trí tuệ nhân tạo giúp được gì, và không nên làm gì?
Công cụ trí tuệ nhân tạo có thể giúp tóm tắt văn bản dài, ghi biên bản họp, soạn bản nháp. Những việc này làm văn hoá viết đỡ nặng nề hơn.
Nhưng có một cái bẫy: nếu ai cũng nhờ máy viết, văn bản sẽ dài hơn, trơn tru hơn mà ít ý hơn. Và nếu ai cũng nhờ máy tóm tắt văn bản của người khác, sẽ không còn ai thật sự đọc.
Giá trị của việc viết nằm ở chỗ người viết phải tự nghĩ. Dùng máy để sửa câu chữ, kiểm tra lỗi thì tốt. Giao cho máy cả phần nghĩ thì mất đúng cái quý nhất.
Thử nhìn lịch tuần tới của bạn: có cuộc họp nào có thể thay bằng một trang viết rõ ràng không?
Câu hỏi thường gặp
Làm việc không đồng bộ là gì?
Là cách phối hợp mà mọi người không cần làm việc cùng lúc, trao đổi chủ yếu qua văn bản và công cụ chung, mỗi người đọc và phản hồi vào thời gian thuận tiện trong một khoảng hạn định.
Làm sao để cuộc họp hiệu quả hơn?
Gửi văn bản trước nêu rõ mục đích và câu hỏi cần quyết, chỉ mời người cần thiết, dành thời gian cho thảo luận thay vì trình bày, và ghi lại quyết định ngay sau họp.
Văn hoá viết có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?
Có, ở mức vừa phải. Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng việc ghi lại quyết định và cập nhật tiến độ bằng văn bản ngắn, giữ lại họp mặt cho việc cần bàn trực tiếp.
Nhân viên viết kém thì làm sao?
Cung cấp mẫu văn bản đơn giản, khuyến khích viết ngắn và rõ, góp ý cụ thể. Viết là kỹ năng luyện được qua thời gian.
Có nên dùng trí tuệ nhân tạo để viết báo cáo nội bộ?
Có thể dùng để sửa câu chữ, tóm tắt hoặc ghi biên bản. Nhưng phần suy nghĩ, lập luận và đề xuất nên do chính người viết làm, vì đó là giá trị của văn bản.
